THANK YOU FOR READING AND VISITING MY BLOG

Senin, 30 November 2015

JOB DESKRIPSI SEKRETARIS

Sekretaris adalah fungsi pekerjaan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi yang bertugas membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan roda perusahaan ataupun organisasi.

Tugas Sekretaris Perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris
.






URAIAN TUGAS SEKRETARIS

Seorang sekretaris merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :
  1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
  2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
  3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
  5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
  6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEORANG SEKRETARIS

Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
  1. Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
  2. Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
  3. Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien

KRITERIA SEORANG SEKRETARIS

Seorang sekretaris perusahaan merupakan salah satu cerminan citra perusahaan. Menjadi seorang sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini
  1. Memiliki kemampuan komunikasi baik
  2. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
  3. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
  4. Harus bisa berbahasa asing
  5. Mengikuti kemajuan teknologi
  6. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk dan makan
  7. Bisa berbicara di depan umum
  8. Biasanya cantik dan seksi

Di zaman era globalisasi ini, seorang sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.  Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
  • Pengetahuan mengenai bidang usaha tempat kita bekerja
  • Pengetahuan mengenai produk dari perusahaan
  • Pengetahuan mengenai rekan bisnis pimpinan
  • Pengetahuan mengenai pesaing bisnis dari perusahaan
Adapun cara yang dapat kita lakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah sebagai berikut :
  • Perbanyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
  • Memperbanyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi, maupun hal-hal yang ada hubungannya dengan organisasi atau komunitas.
  • Belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan.
Disamping memiliki kecerdasan intelektual, seorang sekretaris juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya :
  • Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman.
  • Mampu untuk menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (menguasai pengendalian emosi).
  • Mampu memahami emosi orang lain.
Seorang sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya.  Maka dari itu seorang sekretaris harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikannya sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat untuk disajikan / disampaikan kepada pimpinan.  Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadai masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat.  Pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, pimpinan hanya cukup memberi instruksi secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya kepada sekretaris dan selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya sehingga seorang sekretaris mampu menyelesaikan tugasnya dengan baik.
Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan dalam mengembangkan Skill Human Relations.  Penjelasannya adalah sebagai berikut :
  • Team work, mampu bekerjasama dalam team, tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, maupun menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
  • Positif thinking, komponen yang positif pada first impression :
      1. Sebut nama lawan bicara
      2. Menyambut tamu di pintu ruangan
      3. Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
      4. Salam dan mengulurkan tangan
      5. Jangan bicara terlalu pelan / keras
      6. Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
  • Good reminder, dalam hal ini lebih tertuju kepada schedule / jadwal pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
  • Discretion, tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan.
  • Tactful, bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain

Seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris yang profesional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya, setidaknya ada beberapa kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris di dalam menjalankan profesinya, diantaranya:
  1. Kemampuan dan ketrampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai sekretaris, misalnya tugas administrasi, resepsionis, tugas keuangan, monitoring and procuring order maupun general affair duties
  2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
  3. Ketrampilan menggunakan informasi, teknologi dan komunikasi.
Paradigma baru peran sekretaris ini perlu disikapi dengan peningkatan kualitas dan kapasistas SDM yang menjalankan tugas sebagai sekretaris. Peningkatan kompetensi sekretaris pimpinan penting, mengingat tugas seorang sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pimpinan dalam mengelola organisasinya.

Untuk mendukung profesionalisme kerja, perlu Penampilan Ideal dan Menarik Seorang Sekretaris

Pengertian tentang penampilan
Menurut pendapat para ahli pengertian penampilan adalah :
  1. Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fiskal dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.
  2. Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.
  3. Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.
  4. Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.
  5. Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.
Penampilan bagi seorang Sekretaris
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.  Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :
1.      Kondisi Fisik
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :
  1. Makan makanan yang cukup gizinya
  2. Olahraga yang cukup
  3. Istirahat yang cukup.
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2.      Perawatan Badan
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
  1. Perawatan rambut
  2. Perawatan wajah atau muka
  3. Perawatan tangan dan kaki.